PENGANTAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Informasi adalah sesuatu yang teramat penting dan berharga dalam sebuah
organisasi dewasa ini. Informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu
tumbuh kembangnya sebuah organisasi, maka dari itu, pengelolaan informasi
dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisa
perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Itulah sebabnya muncul apa yang
dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai
berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara
umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan
untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah
organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem
Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil
Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk
mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan
manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip
sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan,
disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan
menjadi suatu informasi.
Baskerville dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi
sebuah disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus, bahwa
setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus
bidang SIM :
Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi
sistem informasi, dan seterusnya.
Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan
seterusnya.
Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan
seterusnya.
Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan
seterusnya.
Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan
seterusnya.
Sebagai dasar pengetahuan, Informasi adalah kumpulan dari data-data yang
diolah sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang data adalah
fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang dari padanya dapat
menghasilkan kesimpulan. Kedepannya informasi -informasi yang terkumpul dapat
diolah menjadi sebuah pengetahuan baru.
DATA >> INFORMASI >>
PENGETAHUAN
Sistim Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha
saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan,
kedokteran, indistri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa Informasi
yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang.
Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline.
Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen adalah
aplikasi databese. sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada
database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistim
ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa
tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka
butuhkan.
Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses
manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran,
perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian,
penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan,
penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing
tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam
pelaksanaannya.
Penentuan Tujuan dan Sasaran
Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan
dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam
rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut maka dibutuhkan
informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau global tentang
kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara internal
organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana organisasi bergerak.
Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara eksternal dapat mencakup
bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya, serta arah perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi. Secara internal informasi yang diperlukan adalah
tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam
penyediaan dan penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya
manusia.
Perumusan Strategi
Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi
memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Salah sat instrumen ilmiah yanng
umum digunakan dalam penentuan strategi organisasi ialah analisis SWOT, yaitu
Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan
Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai instrumen
pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi, diperlukan
informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang mungkin
dihadapi oleh organisasi tersebut.
Perencanaan
Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran
melalui penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan merupakan salah
satu hal yang penting dalam organisasi, perlu diketahui secepat mungkin
berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan
pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Informasi-informasi yang dibutuhkan
dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H, yaitu what(apa), when(kapan), where(di
mana), who(siapa), why(mengapa), dan how(bagaimana).
Penyusunan Program Kerja
Penyusunan program kerja merupakan rincian sistematis dari rencana kerja
jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab dalam penyusunan
program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif, menyatakan secara jela dan
konkrit hasil yang diharapkan, standar kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan
ditetapkan secara pasti, dan program kerja disusun sedemikian rincinya sehingga
dapat dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan operasional.
Pengorganisasian
Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat
secara formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu
yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah dimana
sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu untuk
melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi dapat
pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi tersebut maupun
dengan anggota organisasi lainnya.
Tolok ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara inkremental
dari apa yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut
pandang yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan organisasi secara
keseluruhan.Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab fungsional satuan
kerja tertentu memerlukan interaksi, interdependensi dan interrelasi dengan
semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses seperti ini memerlukan suatu
sistem informasi yang baik.
Penggerakan SDM
Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang teramat
penting dalam manajemen sekaligus paling sulit.Penggerakan SDM yang tepat dan
efektif memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang
klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian dan analisis pekerjaan,informasi
tentang standar mutu yang diterapkan dalam manajemen, dan berbagai informasi
lainnya yang memungkinkan satuan kerja yang mengelola SDM dalam organisasi
menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik.
Penyelenggaraan Kegiatan
Operasional
Penyelenggaraan kegiatan operasional merupakan bagian yang sangat penting
dari keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah sebuah
organisasi berjalan di atas “rel” yang benar atau tidak. Hal ini dikarenakan
manajemen bersifat situasional dimana penerapan prinsip-prinsip manajemen harus
diterapkan secara universal dengan memperhitungkan faktor situasi, kondisi,
ruang dan waktu.Manajemen juga berorientasi pada hasil optimal dari segi
produk, efisiensi dan efektivitas kerja.Sehingga penyelenggaraan kegiatan
operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung dengan
berbagai informasi yang tepat pula.
Pengawasan
Pengawasandiperlukan atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan
operasional memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat berakibat pada
tidak terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang
diharapkan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan jelas memerlukan sekaligus
menghasilkan informasi tentang penyelenggaraan berbagai kegiatan
operasionalyang sedang terjadi.
Penilaian
Seperti halnya dalam pengawasan, informasi dalam proses penilaian juga
sangat dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau berbagai wawancara,
penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui
pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial, dan teknik-teknik
lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.
Sistem Umpan Balik
Semua informasi yang diperoleh—terutama dari hasil
penilaian—diumpanbalikkan kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan
manajerial organisasi, termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen
puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan supaya
manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas,
efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat
terwujud secara maksimal.
Penjelasan di atas membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan
suatu organisasi. Untuk membangun informasi yang handal dibutuhkan Sistem
Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta
menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM
yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang baik akan terwujud, karena SIM
menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat
dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi,
mendorong terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol,
meng-otomatisasi-kan sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi
atau proses keuangan, dan lain sebagainya.
Definisi Sistem Informasi Manajemen menurut beberapa ahli
- Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia untuk user dengan kebutuhan serupa (McLeod: 427; McLeod & Schell 2008: 12).
- Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen (Febrian 2004: 286).
- Masih dalam buku yang sama dinyatakan bahwa SIM adalah kumpulan manusia dan sumber daya di dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam aktivitas perencanaan dan pengendalian.
Jika kita memperhatikan ketiga definisi di atas, kita mendapatkan poin penting antara lain:
- Pertama, SIM adalah system berbasis komputer.
- Kedua, SIM adalah kumpulan sistem.
- Ketiga, SIM adalah kumpulan manusia dan sumber daya.
Komentar
Posting Komentar